Maintenant que vous avez un plan, que tout est en place et que tous connaissent le rôle qu’ils ont à jouer, quelle est la suite ?

Dans les chroniques précédentes, nous avons discuté de l’identification des aires d’amélioration des performances, de la nécessité d’analyser vos chiffres, de l’implication des membres de votre équipe et de l’importance d’établir les rôles et responsabilités de chacun.

Je sais très bien que ces sujets sont pour plusieurs d’entre vous une évidence, mais force est d’admettre que certaines étapes sont souvent oubliées.

Il est essentiel de mettre un chiffre sur ce que vous êtes en mesure de produire.

Aussi, nous établissons souvent la capacité selon le pied carré de production sans nous fier au nombre d’employés productifs, mais ceci est une erreur et surtout avec la pénurie de main-d’œuvre que nous connaissons aujourd’hui.

Nous avons donc une combinaison de deux facteurs extrêmement importants.

Mais comment trouver le bon chiffre (ou les chiffres) ?

Vous savez comment calculer votre capacité en dollars par pied carré : (# pieds carrés X le $ tarif horaire moyen = votre capacité en $).

Mais au-delà du dollar, qu’en est-il du nombre d’heures ?

Du nombre de véhicules ?

Les heures disponibles

En premier lieu, votre nombre de techniciens vient vous donner les heures disponibles.

Si j’ai cinq techniciens qui travaillent huit heures par jours, j’ai 40 heures disponibles par jour et donc 200 heures dans une semaine.

Mais est-ce que je dois toutes les remplir et est-ce que je me base sur mon nombre d’heures vendues à l’estimation ou pas ?

C’est un peu là que ça se complique.

On doit planifier d’entrer les véhicules en production en fonction du nombre d’heures disponibles oui, penser à l’efficacité aussi, mais également planifier de façon à avoir une certaine fluidité sans créer de goulots d’étranglement.

Maintenant, dans ma toute première chronique j’abordais la nécessité de connaître notre performance et d’analyser nos chiffres, cela prend ici tout son sens.

Il faut retourner dans le passé et identifier notre répartition de véhicules carrossables versus non-carrossables et ce, par mois, afin de planifier notre calendrier de production.

En sachant qu’au mois de février mon taux de véhicules non-carrossables atteint normalement 20 %, je pourrai allouer le reste de mes heures disponibles aux carrossables.

Quand cette proportion tombe à 12 % en juillet, je dois aussi ajuster ce calendrier.

Prévoir les imprévus

Ce n’est bien sûr pas tout, en plus de jouer au devin avec ces pourcentages pour mieux s’organiser, il faut prévoir les vacances, les jours fériés et même la possibilité de jours d’absence de nos techniciens.

On ajoute à tout ça la planification par département pour s’assurer que tous les techniciens travaillent toutes les heures de tous les jours.

Si j’entre tous mes véhicules le lundi pour les sortir le vendredi, est-il possible que mon/ma peintre connaisse des fins de semaine débordantes, mais rien à faire les lundis ?

La commande de pièces et les délais de réception se mettent également de la partie et sont tout à fait contrôlables quand tout va bien.

Ici encore, votre don de divinité est sollicité pour prévoir l’imprévu lorsque les ruptures d’inventaire entrent en ligne de compte.

Beaucoup à penser, peu de temps pour le faire, mais tellement important de connaître ce sur quoi nous avons le contrôle.

Établir sa capacité est aussi important que d’établir et suivre son budget. Et vous, qu’avez-vous budgété pour cet hiver ?

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Sonia Bouthillette a débuté dans l’industrie et a joint Fix Auto en 2009, à titre de directrice des relations assureurs avant d’occuper, depuis 2021, le poste de vice-présidente aux opérations pour la collision.