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Qui a peur de l’horodateur ?

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L’employé entre son code et indique ses heures de travail. PHOTO CARRUS

Les ateliers de mécanique qui ont adopté l’horodateur dans leurs processus sont unanimes à dire qu’ils ne s’en passeraient plus.

L’horodateur est un module accessible au cœur de plusieurs plateformes de gestion informatique d’atelier qui permet de mesurer avec précision les heures travaillées par les techniciens.

Cet outil, pour ses utilisateurs, présente plusieurs avantages. Premièrement, il rend la gestion de la paie plus simple, puisque les employés indiquent systématiquement leurs heures travaillées.

L’élément le plus important qui ressort de nos discussions avec quatre garagistes qui utilisent cette technologie, est qu’elle a fait augmenter significativement le rapport entre les heures travaillées et les heures facturées. Cela se traduit par un gain réel en profitabilité.

Gestion des paies

« Nous utilisons l’horodateur de CARRUS depuis environ deux ans, explique Anie Samson, propriétaire du Garage Castonguay Mercier à Sherbrooke. Son premier effet bénéfique a été dans la gestion des paies. »

« Les heures de travail sont inscrites automatiquement chaque fois que le technicien marque sa présence ou son absence à la fin de la journée ou durant les pauses. Cela a demandé un certain ajustement, mais maintenant c’est dans les habitudes. »

Anie Samson, propriétaire de l’atelier Castonguay Mercier de Sherbrooke, a intégré l’horodateur dans son entreprise depuis deux ans. PHOTO Garage Castonguay Mercier

Mme Samson reconnait aussi la précision que confère cette approche à la gestion des travaux. En produisant le bon de travail, elle peut déterminer le temps nécessaire à la réalisation des entretiens et réparations.

Le ou les techniciens qui vont s’occuper de ce véhicule vont l’indiquer dans l’horodateur dès qu’ils prennent la clé. Si un contretemps suspend le travail, dans l’attente d’une pièce par exemple, on arrête le temps.

« Nous savons ainsi exactement le temps consacré à ces travaux. Si c’est plus rapide que prévu, tant mieux, sinon, on ajuste. Si des travaux supplémentaires sont nécessaires, j’avise le client et on repart le chronomètre. De pouvoir ainsi avoir un document qui détaille toutes les interventions et le temps y étant consacré offre une grande transparence face à nos clients qui l’apprécient. »

Une bonne adaptation

C’est après avoir discuté avec des collègues garagistes que Guillaume Belisle a décidé d’implanter l’horodateur de GEM-CAR dans son atelier Silencieux Belisle à Saint-Eustache. Cela s’est effectué par un virage technologique qui a mis dans les mains de chaque technicien, une tablette numérique.

« Nous avons des craintes face à la réticence possible de nos quatre techniciens et deux aviseurs techniques, se souvient-il. Mais l’adaptation s’est bien déroulée. »

Pour Guillaume Belisle, l’horodateur a le grand avantage d’avoir fait disparaître les bons de travail. PHOTO Silencieux Belisle

Avec la tablette numérique, c’est comme si les techniciens prenaient possession de leur horaire.

« Ils ont tout sous la main, les bons de travail, les horaires, ils peuvent voir toute leur journée. C’est une approche qui automatise bien des étapes, mais confère aussi aux techniciens une grande autonomie qu’ils apprécient. »

Un outil d’encadrement

M. Belisle insiste sur le fait qu’il ne perçoit pas l’horodateur comme un outil de surveillance de la performance de son équipe.

« Je veux que les employés soient à l’aise dans leur travail, qu’ils soient heureux dans l’accomplissement de leurs tâches. Si nous décelons des problèmes en voyant qu’un technicien prend systématiquement plus de temps que prévu pour faire les travaux, nous allons l’encadrer. Ça nous permet de voir ce qui se passe dans l’atelier. »

Comme pour ses collègues, cet outil est bien perçu par ses employés et les rapports indiquent si certains techniciens devraient se consacrer à des tâches où ils sont plus performants ou s’ils profiteraient d’une formation d’appoint.

Un autre élément intéressant, c’est que l’horodateur indique aussi quel technicien a fait le travail. En cas de retour ou d’éloges, l’administrateur peut facilement retrouver la personne responsable. « Ça fait très professionnel », indique-t-il.

Gérer les temps morts

Entre deux travaux, dans l’attente d’un client ou d’une pièce, le technicien peut indiquer sur l’horodateur qu’il travaille à l’entretien de l’atelier. Ce temps non productif pourra ainsi être documenté.

Cela permet non seulement aux gestionnaires de mieux gérer les horaires, mais aussi de trouver des correctifs aux problèmes de livraison, par exemple. Parfois, les temps alloués pour compléter une tache ne correspondent pas à la réalité et sont donc adaptés.

Une vision plus claire

Pierre-Luc Chabot-Marcil, de l’atelier du même nom à Longueuil, apprécie aussi la disparition des bons de travail papier engendrée par l’avènement de l’horodateur développé par GEM-CAR.

« Nous avons des communications beaucoup plus efficaces puisque les techniciens peuvent utiliser un outil de clavardage numérique directement sur leur tablette. Et l’horodateur nous permet de mesurer avec beaucoup plus de précision le temps réellement consacré aux travaux. »

Pierre-Luc Chabot Marcil considère que l’horodateur a fait augmenter la confiance des clients et le pourcentage des heures facturées. PHOTO Autotec Chabot Marcil

Comme ses collègues, il estime qu’une multitude de petits quinze minutes récupérés à droite et à gauche font une différence au bout de la semaine. Il précise aussi que l’horodateur offre la flexibilité permettant à un technicien de poursuivre le travail entrepris par un autre et terminé par un troisième sans qu’une minute ne soit perdue.

« On peut toujours mettre à jour l’estimation, ajouter une photo ou des pièces quand les travaux sont approuvés par le client. C’est beaucoup plus agréable pour les techniciens qui ont beaucoup d’autonomie », ajoute-t-il.

La recette de la réussite

Isabelle Tessier, adjointe administrative au Garage St-Félix, utilise un horodateur de CARRUS depuis plus de deux ans, après une période d’essai. Elle confirme les nombreux avantages que représente ce module de gestion en matière de temps facturé et de transparence pour les clients.

Au Garage St-Félix, Isabelle Tessier constate que l’horodateur permet d’ajuster l’assignation des tâches selon la spécialité et les préférences des techniciens. PHOTO Garage St-Félix

« La recette pour la réussite de l’implantation de cette pratique, c’est la communication avec toute l’équipe insiste-t-elle. Il faut enlever de la tête des gens l’idée qu’on est là pour les surveiller. Le concept a été bien adopté par nos techniciens puisque plusieurs viennent des concessionnaires où cette pratique est courante. »

« Nous devons être sensibles au fait qu’il n’y a pas une tâche pareille et que parfois, un simple entretien de freins peut prendre beaucoup plus de temps que prévu. Et nous travaillons avec des humains qui vont préférer un type de travail plus qu’un autre et se montreront plus performants s’ils font ce qu’ils aiment ou ont développé une expertise. Au-delà des chiffres, il faut être à l’écoute », conclut-elle.

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