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Des outils payants, mais négligés

Plusieurs modules permettent d’améliorer la relation entre le client et l’atelier qui gère l’entretien de son véhicule PHOTO ShutterStock

Dans toute plateforme de gestion d’atelier se trouvent des modules méconnus qui gagneraient à être utilisés.

C’est chose connue que nous n’utilisons qu’une fraction du potentiel des logiciels de gestion à notre disposition. Nous avons demandé à des fournisseurs de systèmes de gestion d’atelier de nous pointer quels modules selon eux sont sous-utilisés, mais offrent pourtant un fort potentiel de gain commercial ou opérationnel.

Karole Lauzier, de VL Communications dit : Si votre logiciel de gestion comprend un MRC, utilisez-le! Sinon, songez-y. PHOTO VL Communications

D’entrée de jeu, Karole Lauzier, vice-présidente au marketing pour VL Communications, qui commercialise le logiciel AB Magique, indique qu’un des modules qui gagnerait à être connu est celui de la Rétention de clients. Le logiciel AB Magique vient avec un module de Rétention de la clientèle (MRC) totalement intégré. « Une entreprise doit être en mesure d’informer les consommateurs potentiels qu’un produit ou servie existe. Elle doit de plus, informer les bons consommateurs à propos des bons produits. Pour les informer, elle doit utiliser un moyen de communication », explique Mme Lauzier.

La fenêtre MRC du logiciel AB Magique PHOTO VL Communication

Comme elle l’explique, ce module peut servir à préparer et à envoyer des cartes postales ou des courriels à tout type de client ciblé et puis à choisir ou à rédiger le bon message à envoyer. Le moins coûteux : le courriel. Et il est intéressant de souligner l’importance de la personnalisation puisque les consommateurs sont bombardés d’offres génériques plus ou moins intéressantes parvenant d’entreprises qu’ils ne connaissent souvent pas.

Une approche personnalisée

« Que l’on veuille remercier un nouveau client pour être venu chez nous, lui rappeler qu’il est temps de changer ses freins, ses pneus, ou de se présenter pour une inspection ou pour un rappel préventif, le tout ne prend que quelques minutes », illustre Mme Lauzier. Elle mentionne que l’envoi de cartes postales, une opération plus dispendieuse, recèle quand même un fort potentiel de retour sur l’investissement. Surtout si, par exemple, la carte présente un rabais ou une offre spéciale lorsqu’elle sera présentée au comptoir lors d’une prochaine visite et attire plus de clientèle. « Si votre logiciel de gestion comprend un MRC, utilisez-le! Sinon, songez-y », résume-t-elle.

Mario Comtois, directeur général de Carrus, tourne le projecteur, pour sa part, vers le module de poinçon. « C’est un outil mal perçu et peu utilisé, constate-t-il. Certains voient dans son utilisation l’entrée de Big Brother dans l’atelier. Pourtant, c’est un outil essentiel qui permet de facturer les heures travaillées, comme le font les avocats, par exemple. Ce qui est payant dans un atelier, ce ne sont pas les pièces, c’est le temps facturé. »

 

Pour Mario Comtois de Carrus, les gestionnaires devraient laisser tomber leurs hésitations et s’intéresser davantage au poinçon. PHOTO Archives Autosphere

Facturer toutes les heures

Il ajoute qu’il faut tout d’abord bien expliquer à l’ensemble de l’équipe le fonctionnement du poinçon et son impact sur l’entreprise. « Ce n’est pas normal qu’on facture 26 heures sur les 40 qu’un technicien va travailler dans une semaine. Il est presque impossible de suivre l’horaire de chaque technicien quand on en compte plusieurs. On leur demande de poinçonner quand ils commencent un travail puis, quand ils doivent l’arrêter parcequ’une pièce nécessaire n’est pas livrée ou qu’ils ont terminé. Ils peuvent alors poursuivre un autre bon de commande ou en démarrer un nouveau. L’idée c’est de documenter chaque heure travaillée afin qu’elle soit facturée au client. »

Ce poinçon permet aussi d’identifier les pertes de temps qui n’ont pas nécessairement rapport avec les techniciens. Par exemple, si les pièces nécessaires à effectuer le travail arrivent couramment en retard, des choses devront être mises au point avec le fournisseur. « J’encourage les gestionnaires d’atelier à y jeter un œil plus attentif et à l’essayer », conseille Mario Comtois. Dans un contexte où les marges bénéficiaires sont très minces dans les ateliers de mécanique, une approche plus structurée de la gestion du temps peut certainement faire une différence.

Pour gérer les pneus

Mathieu Brunel, président de GEM-CAR, nous guide vers un conseil en prévision de la saison de changement de pneus. « Il y a un module dans notre système de gestion qui permet de bien gérer l’entreposage des pneus. Nous offrons même des étiquettes de couleur qui permettent de discerner, en un seul coup d’œil, les pneus qui auraient dû sortir depuis un bout de temps. »

Comme l’indique M. Brunel, offrir les services d’entreposage des pneus est devenu un outil très efficace pour fidéliser la clientèle. En vérité, puisque l’atelier détient ses pneus le client n’aura guère le choix que de revenir au prochain changement saisonnier.

Mathieu Brunel de GEM-CAR guide les gestionnaires vers une matrice qui automatise avec précision les marges de profits sur les pièces vendues. PHOTO Michel Beaunoyer

« Il est possible d’aller loin avec ce module, reprend M. Brunel. On peut ajouter des détails dans la fiche du client pour indiquer le degré d’usure des pneus par exemple. Une bonne utilisation du module permet de communiquer avec le client, de l’informer des rabais et de passer des commandes hâtives. On peut aussi s’assurer, avec les étiquettes de couleur, que les clients sont contactés à temps pour préparer les prises de rendez-vous. » L’inventaire détaillé des pneus entreposés est aussi important pour évaluer leur valeur quand vient le temps d’assurer le bâtiment. Avec la valeur des roues aujourd’hui c’est une information importante à avoir.

Des marges automatisées

Un autre outil dont veut parler Mathieu Brunel est la matrice de prix. Ce module sous-utilisé applique automatiquement la marge de profil établie par le gestionnaire sur les pièces. Ce calcul peut même être proportionnel à la valeur de la pièce. « Cet outil aide à s’ouvrir les yeux sur les pièces à faible coût. Malgré leur faible valeur, il faut les commander, les recevoir, les entreposer et ainsi de suite. On peut alors appliquer automatiquement une marge beaucoup plus élevée sur cette catégorie de pièces sachant qu’elles pèsent lourd en frais d’administration. » Le prix majoré selon les critères de profit établis s’appliquera automatiquement sur la facture finale.

Que ce soit pour établir une communication personnalisée et efficace avec les clients, suivre avec précision les heures qui devraient être facturées aux clients ou encore la marge de profit qu’on devrait tirer de chaque vente de pièce, il existe des modules, à même les logiciels de gestion installés dans les ateliers, qui méritent plus d’attention.

Catégories : Éditorial, Mécanique
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