On ne surprendra personne en indiquant que notre secteur est modulé par les périodes de pointes saisonnières. 

Plusieurs doivent composer avec un manque criant de ressources ne leur permettant pas de maximiser le plein potentiel de l’atelier durant cette période de pointe, qui est pourtant cruciale dans la profitabilité de l’entreprise. 

Alors, comment composer avec cet achalandage monstre sans y perdre la tête ? Il faut innover, emprunter des chemins non pavés et explorer des voies non considérées jusqu’ici.

L’approche numérique

Une des solutions consiste à s’appuyer sur le numérique afin d’alléger certaines tâches pour les gens de comptoir et du service à la clientèle. Une des lourdeurs de la saison des pneus est le nombre d’appels téléphoniques entrant et sortant par jour. Il serait donc judicieux d’essayer de diminuer ces derniers par l’utilisation d’outils de gestion de dernière génération. 

Il est donc primordial de se doter d’un logiciel de gestion d’atelier performant offrant une panoplie d’outils qui veilleront à faciliter vos opérations et diminuer les risques d’erreurs.On peut entre autres penser à ouvrir une grille de rendez-vous électronique permettant aux clients de voir vos disponibilités et prendre rendez-vous en ligne sans devoir vous appeler. 

Adapter les communications

On peut aussi utiliser des outils de communications électroniques avec vos clients plutôt que le traditionnel téléphone tel que les messages textes SMS et courriels. Vous pourrez ainsi confirmer des rendez-vous, aviser le client que son véhicule est prêt, l’informer que des travaux sont requis, lui transmettre un rapport d’inspection ou un devis incluant des photos des bris du véhicule à l’appui. 

On peut aussi penser à utiliser les catalogues électroniques de nos fournisseurs de pièces et de pneus pour monter vos soumissions, voir les inventaires et commander le matériel nécessaire, qui viendra ensuite s’intégrer directement dans votre bon de travail.

Sauver du temps

Cette fonctionnalité est disponible dans plusieurs logiciels, ce qui réduit les opérations manuelles et facilite la gestion de la comptabilité du grand livre. Dans le cas de pneus et jantes, on peut référer nos clients au site web de notre bannière pour l’obtention d’un prix et l’achat de ces derniers en ligne, ce qui diminuera le nombre d’appels entrants à l’atelier. Lorsque le client se présentera chez vous, la vente étant déjà faite, vous gagnerez un temps précieux.

Vous pouvez aussi lier votre terminal de paiement à votre logiciel de gestion ce qui facilitera la conciliation des opérations lors de la fermeture de vos bons de travail et diminuera les erreurs de montant de transaction et du type de carte utilisée par le client.

Vous pouvez aussi vous doter d’un système d’arborescence téléphonique vous permettant de filtrer les appels entrants et les diriger directement vers la bonne personne. Vous éviterez ainsi qu’un aviseur réponde à un appel qui s’adresse en fait à la comptabilité, ou que ce dernier donne des informations qui pourraient simplement être relayées par un message tel qu’indiquer vos heures d’ouverture ainsi que votre adresse.

Il existe beaucoup d’outils, encore faut-il savoir lesquels répondent à nos besoins et attentes.