Si les promenades dans le petit parc du quartier relèvent d’un aspect ludique, celles effectuées à travers le parc automobile d’une entreprise pourraient s’avérer rentables.

Surtout si le but de la démarche du gestionnaire de la flotte consiste à recenser les véhicules moins sollicités ou laissés pour compte, afin de mieux en disposer.

Une réserve coûteuse

Utiliser à bon escient et de façon équitable l’ensemble du matériel roulant représente l’un des mandats les plus importants du gestionnaire d’un parc de véhicules.

Mais voilà que pour diverses raisons, au fil des ans, certains éléments de la flotte automobile sont graduellement sous-utilisés ou relégués aux oubliettes. Or, ces véhicules dits de « réserve » alourdissent les coûts d’opération du parc de l’entreprise, soutient Jean-François Dumas, vice-président, ventes, chez Element Fleet Management.

« Ces véhicules de réserve, généralement plus vieux, ont terminé leurs premières assignations. Même s’ils sont déjà payés, ces véhicules continuent leur dépréciation et coûtent généralement cher en entretien et autres frais. »

M. Dumas constate que ce besoin de conserver des unités quasi inactives se justifie parfois par le vieillissement du parc, qui possède des véhicules plus souvent hors service requérant des réparations, ou par une gestion des actifs plus passive ou réactive.

Afin de pallier ce problème et de favoriser le roulement de l’inventaire, notre intervenant met certaines options de l’avant.

« En plus de procéder au rajeunissement de l’âge moyen du parc, le gestionnaire peut analyser si une location à court terme ponctuelle ne serait pas plus avantageuse. Aussi, l’encan, par sa simplicité et la rapidité des transactions qu’il procure, se veut un excellent moyen d’écouler les véhicules non utilisés. »

Il existe également le biais plus personnel de la revente d’effectifs, mais Jean-François Dumas termine en soulignant que plusieurs employeurs évitent que leurs gestionnaires ou salariés prennent ce dossier en charge.

« Les entreprises ne veulent habituellement pas que leurs employés se transforment en vendeurs de véhicules. C’est sans parler des risques légaux et de la responsabilité civile entraînés par une vente à un particulier ou à un employé. »

Les preuves au-delà de l’instinct

Questionné quant à l’identification des véhicules au repos, Geoff Seely, vice-président et directeur général d’ARI Canada, prône l’utilisation d’un outil d’analyse, notamment de nature télémétrique, qui fournit des mesures permettant de repérer les valeurs irrégulières.

Ainsi, les décisions qui s’ensuivront seront basées sur des faits et non selon l’instinct des gestionnaires.

« Il faut examiner les relevés sur plusieurs périodes pour déceler les véritables tendances d’utilisation et non les anomalies ponctuelles. Ces données permettront d’identifier les anciens actifs ou les unités sous-utilisées pouvant être réaffectées ou déplacées vers un secteur qui en a besoin. »

Avant de disposer des véhicules excédentaires, M. Seely évoque la compréhension de la durée de vie économique des actifs d’une flotte.

Avec cette information, le gestionnaire peut déterminer la taille optimale du parc en temps réel.

À cet effet, plus la stabilité de l’environnement prime, plus l’évaluation sera adéquate.

Sinon, l’entreprise aura à conjuguer avec les impondérables.

« Si les choses ne fonctionnent pas normalement, le retrait d’un trop grand nombre de véhicules du parc créera des pressions opérationnelles jusqu’à ce que les affaires se stabilisent et que le rythme de travail reprenne. Aussi, tout changement fondamental de l’entreprise se profilant à l’horizon, comme une acquisition, peut modifier le paysage. »

Une solution tout près

En terminant, M. Seely mentionne que les responsables doivent porter une attention particulière à certaines unités adaptées aux besoins, qui peuvent être utilisées peu fréquemment mais s’avérer essentielles pour des tâches opérationnelles spécifiques.

Un fois le bilan accompli, il est judicieux de lorgner d’abord dans son giron avant de se débarrasser d’un actif.

Qui sait, peut-être qu’un autre service de l’entreprise pourrait procurer un second souffle au véhicule.

« Le gestionnaire peut consulter le secteur des opérations, le service à la clientèle ou les achats. Il inclura la direction et les employés de première ligne dans les discussions pour éviter une déconnexion entre ce qui semble être un surplus dans les chiffres et la façon dont on l’utilise réellement sur le terrain », conseille Geoff Seely.

Un rapport équilibré

Concrètement, sur le terrain, le dossier gestion s’en trouve facilité par l’entremise d’une constante supervision.

Chez Vidéotron, afin de calculer le taux d’utilisation du matériel roulant et ainsi maintenir un ratio véhicules-employés bien ajusté, tout est pris en compte, notamment la diversité des horaires, les vacances des employés, les congés et les affectations temporaires.

« Si le ratio est trop haut, des véhicules dorment inutilement. Trop bas, il devient difficile de maintenir les opérations fonctionnelles des divers services de l’entreprise tout en respectant notre programme de maintenance », explique Stéphane Labrecque, directeur du parc de véhicules pour Vidéotron.

En outre, notre intervenant mentionne que l’entreprise de télécommunications travaille beaucoup avec ses clients internes pour maintenir un ratio adéquat et le réévaluer régulièrement.

Il admet que l’arrivée de la télémétrie facilite le calcul en ce sens.

« Il y a moins de dix ans, nous avions des équipes qui effectuaient le décompte manuellement dans chacun des lieux d’entreposage. Maintenant, grâce à l’utilisation des géos zones, il est possible de savoir si un véhicule demeure sur un site inutilement. »

Ultimement, l’encan

Par ailleurs, dans le cas où le ratio doit être revu à la baisse, Vidéotron cible d’abord où en est rendu, dans son cycle de vie, le véhicule appelé à tirer sa révérence.

À cet effet, M. Labrecque précise que l’entreprise optera d’emblée pour retirer un véhicule en fin de vie qui n’offre aucune valeur résiduelle.

« Nous prenons soin aussi de vérifier que le ratio de nos autres services est bon ou que leurs besoins n’aient pas changé, car cela nous obligerait à faire l’acquisition d’un véhicule alors que nous en avons en extra. Mais encore faut-il que le type de véhicule soit dans la même catégorie. »

Enfin, Stéphane Labrecque conclut en énonçant que « lorsque toutes les validations sont complétées, le véhicule peut se rendre à l’encan pour y être vendu ».