Dans le cadre de la NAFA I&E virtuel, des experts ont expliqué comment construire des contrats gagnants.

Courtney Ryan et Abby Meinke de la firme Sourcewell ont ainsi mentionné que les gestionnaires de parc ont des besoins nombreux et s’adressent à plusieurs fournisseurs de biens et services pour mener à bien leur mandat. Avoir accès aux véhicules dont ils ont besoin pour s’assurer que leur entreprise est en mesure de livrer les services attendus demande une bonne gestion des contrats.

En premier lieu, le gestionnaire doit clairement établir les besoins avant de lancer des appels d’offres. « Dès le départ, le gestionnaire ou le responsable des achats doit prendre le temps de consulter les utilisateurs. Ce sont eux qui vont non seulement spécifier leurs besoins en indiquant par exemple la durée que devrait couvrir le contrat ou encore les services qui y sont liés. Ce peut être un achat unique, pour un camion brosse par exemple, ou la fourniture récurrente de matériel », détaille Mme Ryan. Elle souligne que de discuter avec les utilisateurs va éclairer les décisions, car il arrive que le département des achats ne comprenne pas pourquoi un équipement est si dispendieux et remettra l’acquisition en question. Les utilisateurs pourront expliquer la situation, notamment comment cet équipement va rendre leur travail plus facile ou efficace.

Avant de solliciter des fournisseurs, il faut ainsi avoir en main le détail des attentes. Quelles seront les dates de livraison, surtout si elles sont répétitives, la valeur du contrat et sa durée ?

Documenter et suivre

Peu importe la nature de l’organisation, une personne doit être responsable de la documentation et du suivi des contrats. Pourquoi ? « Il faut s’assurer tout d’abord que les contrats soient respectés, explique Mme Meinke. Et dans le cas d’une nouvelle acquisition, il faut avoir l’historique des échanges avec les fournisseurs pour être en mesure de négocier en toute connaissance de cause. Qui plus est, advenant le départ de l’administrateur, son remplaçant doit avoir accès à ces informations pour prendre le relais. »

Les spécialistes mentionnent aussi qu’il peut être avantageux de mettre en place un processus d’achat coopératif. Mettre en commun les achats avec d’autres gestionnaires de parc qui ont les mêmes besoins peut s’avérer avantageux. Il peut en découler des économies de volume et favorise des relations plus solides avec les fournisseurs qui vous considèrent comme des comptes majeurs.

Les deux expertes mentionnent finalement l’importance d’établir des communications efficaces et régulières avec les fournisseurs. Pour eux aussi, il est important de savoir si leurs clients sont satisfaits de leurs produits et services. « Vous aurez ainsi des personnes-ressources conscientes de vos besoins qui pourront plus facilement vous aider en cas de problème », conclut Mme Ryan.