Des professionnels chevronnés du parc automobile partagent les meilleures pratiques.

La directrice du développement professionnel de la NAFA, Katherine Vigneau, et le consultant en gestion de parc automobile, Randy Owen, ont animé une séance de réflexion lors de la conférence virtuelle d’I&E de cette année intitulée « Awing the Auditors ».

La session a répondu à la question « Pourquoi une organisation ferait-elle de l’audit de ses fournisseurs une pratique régulière » tout en décrivant un processus clair, étape par étape, pour aider les gestionnaires de parc automobile à le faire le plus efficacement possible.

« Il y a plusieurs raisons d’auditer vos fournisseurs », a expliqué M. Owen, « mais en résumé, c’est quelque chose que vous devriez faire pour vous assurer que vous obtenez ce pour quoi vous payez, et pour vous éviter des ennuis ».

L’audit des fournisseurs permet à une organisation de contrôler le respect des termes d’un contrat, tant d’un point de vue financier (payez-vous les prix convenus ?) que de la qualité des services ou des biens (obtenez-vous la qualité que vous attendez ?).

M. Owen a expliqué qu’un audit ne doit pas surprendre vos fournisseurs. « Si vos fournisseurs savent et sont informés que vous allez les auditer — et pas seulement parce qu’il y a une phrase dans le contrat qui dit que vous avez le droit de les auditer — alors ils seront encouragés à respecter les mesures de performance et les autres conditions qui sont dans votre contrat », a-t-il expliqué.

Mme. Vigneau et M. Owen ont souligné qu’un audit ne doit pas être une source de division, ni créer des tensions entre votre organisation et vos fournisseurs. Au contraire, il doit y avoir un équilibre. Vous ne voulez pas donner l’impression que vous n’avez pas confiance en vos fournisseurs et que vous ne leur faites pas confiance. D’autre part, vous voulez qu’ils sachent que vous êtes attentif et que vous attendez d’eux qu’ils respectent leur part de l’accord ou du contrat.

« Vous ne voulez pas qu’ils regardent constamment par-dessus leur épaule », a ajouté M. Owen. « Ce n’est pas la question. Cependant, vous devez être en mesure de contrôler les performances. Et vous voulez le faire de façon continue, et non pas rétroactive, après avoir déjà eu un problème ».

Objectifs

La première étape d’un audit réussi est une compréhension claire des objectifs. Lorsque vous définissez vos objectifs, a expliqué M. Owen, vous devez garder à l’esprit les principes SMART : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Pertinent et Spécifique dans le temps.

« Si vous devez auditer quelqu’un ou revoir un processus, vous devez avoir des objectifs spécifiques et réalisables à l’esprit », a-t-il ajouté.

Données

Après avoir défini l’objectif, l’étape suivante du processus consiste à collecter toutes les données pertinentes. « Nous ne pouvons pas faire de vérification sans une bonne quantité d’informations et de données », a expliqué M. Owen. « Nous voulons que cette liste soit complète. Nous voulons qu’elle soit raisonnable en termes de temps et d’effort nécessaires pour obtenir ces données. Et nous devons certainement considérer si les données sont disponibles, et précises ».

Plutôt que d’aller à la chasse aux informations dont vous avez besoin, M. Owen a suggéré que les parcs automobiles se mettent d’accord à l’avance sur les données qu’elles voudront obtenir de leurs fournisseurs. « Les données devraient être intégrées dans votre contrat, avec les paramètres que vous allez contrôler. Tout cela devrait figurer dans votre appel d’offres et dans votre contrat ».

Une fois que ces données sont collectées — et avant de les analyser —, M. Owen recommande d’en vérifier la qualité. Avez-vous les informations dont vous avez besoin ? Sont-elles suffisamment complètes ? Y a-t-il des anomalies qui doivent être clarifiées ? Si c’est le cas, vous devrez demander des explications à vos fournisseurs.

M. Owen a également recommandé de parler avec les utilisateurs finaux au sein de votre organisation pour savoir dans quelle mesure ils sont satisfaits des services ou produits fournis par vos fournisseurs.

« N’oublions pas non plus que nous allons vouloir interroger le fournisseur », a ajouté M. Owen. « Il ne suffit donc pas qu’ils nous fournissent des données. Nous devons leur parler et comprendre les difficultés qu’ils rencontrent pour respecter nos conditions. Laissez-leur l’occasion de vous décrire les résultats qu’ils ont obtenus pour vous au cours de l’année écoulée. Et pourquoi — s’il y a des domaines dans lesquels ils n’ont pas rempli vos conditions — quelles sont ces raisons et quels sont les défis qu’ils ont dû relever ».

Vue d’ensemble

Bien qu’un audit unique soit certainement utile, M. Owen a souligné que les tendances peuvent vous aider à voir la situation dans son ensemble. « J’espère que vous faites des audits annuels », a-t-il ajouté. « C’est peut-être le troisième ou le quatrième que vous faites, vous pouvez donc regarder en arrière et voir comment ce fournisseur s’est comporté les années précédentes et quelles sont les tendances. Peut-être avez-vous d’autres fournisseurs de produits et services similaires. Cela peut vous servir de référence pour évaluer les performances de ce fournisseur ».

Une fois que tous les chiffres auront été calculés et que les résultats seront connus, vous obtiendrez, espérons-le, un rapport qui vous aidera à donner un sens aux questions auxquelles vous avez voulu répondre en premier lieu : en avez-vous pour votre argent ?

Une fois ce rapport finalisé, M. Owen a recommandé d’en donner une copie à tous les acteurs de votre chaîne d’approvisionnement. Cela inclut évidemment le fournisseur que vous auditez, ainsi que les utilisateurs finaux. « Cela pourrait inclure les chauffeurs, les autres parties prenantes, les achats, les finances et vos patrons, afin que vous puissiez fournir un retour d’information et mettre en place les conditions du prochain audit à venir », a conclu M. Owen.

Les audits peuvent être longs et laborieux, mais ils sont indispensables si vous voulez être sûr que vous en avez pour votre argent et que tout le monde respecte les règles du jeu. Parfois, les audits permettent de découvrir des fraudes. D’autres fois, ils peuvent mettre au jour des erreurs qui sont commises innocemment en raison d’un manque de compréhension ou de communication entre toutes les parties et les intéressés. Quoi qu’il en soit, si vous ne faites pas d’audit de vos fournisseurs, vous risquez d’être perdant sans même le savoir.