Les professionnels du parc automobile offrent des conseils et des informations sur les parcs automobiles de taille appropriée.

S’il est bien fait, un parc automobile bien dimensionné peut réduire les coûts et les dépenses. Mais comment le faire correctement est un défi qu’Ed Smith, président d’Agile Fleet, a relevé lors de la conférence I&E de cette année avec son panel d’experts du secteur : Amanda Wilson, directrice des services du parc automobile, Université de l’Indiana ; Kathy Wellik, directrice des services de transport, Université de l’État de l’Iowa ; et Robert Horton, directeur du parc automobile, Ville d’Atlanta, Gestion des bassins versants.

M. Smith a expliqué pourquoi le dimensionnement correct est un sujet si actuel. « Dans un environnement où, selon un récent sondage, jusqu’à 80 % des gestionnaires de parc automobile pensent que leurs budgets vont être réduits, le dimensionnement correct est clairement un sujet qui convient de nos jours ».

Il a admis que le dimensionnement correct n’est pas toujours aussi simple que nous le souhaiterions, et que de nombreux professionnels du parc automobile sont aux prises avec ce concept. Afin de le simplifier, il a suggéré de le réduire à quatre domaines clés : la quantité de véhicules dont dispose un parc automobile, la classe de véhicules dont dispose un parc automobile, la disponibilité de ces véhicules aux endroits où ils sont nécessaires et la disponibilité de ces véhicules au bon moment, afin que ceux qui ont besoin d’accéder aux véhicules en disposent.

Coopération en matière de covoiturage

Robert Horton a expliqué comment ses aventures dans le domaine de la taille correcte ont commencé. « En gros, » dit-il, « nous voulions lancer un covoiturage parce que ma commissaire m’a fait venir au bureau un jour, et son bureau donne sur l’un de nos stationnements. Elle m’a amené à la fenêtre et m’a dit : “Je regarde tout le temps par cette fenêtre et je ne vois jamais ces voitures bouger”. Et je lui ai dit : “Je pense que je dois faire quelque chose pour remédier à cela. Nous avons donc décidé de trouver un moyen d’utiliser davantage ces véhicules et d’être en mesure de suivre et de montrer certains des paramètres”. »

Horton a découvert qu’un grand nombre de véhicules sur ce terrain étaient gérés par des services individuels. « Ils gardaient leur propre parc automobile, mais personne ne partageait vraiment avec quelqu’un d’autre », a-t-il ajouté. « Nous avons donc décidé que la meilleure approche pour un bon dimensionnement était de partager ces véhicules. »

La solution de partage impliquait un investissement dans le matériel et le logiciel appropriés pour gérer les réservations, ainsi qu’un kiosque pour un coffre à clés. Horton a réussi à convaincre l’autre département de renoncer aux véhicules qu’il n’utilisait pas pleinement en prenant en charge le travail quotidien lié à la gestion de ces véhicules.

« Souvent, c’était le secrétaire ou quelqu’un d’autre qu’ils chargeaient de s’occuper des clés et des questions administratives et de faire nettoyer les voitures », a-t-il expliqué. « Nous avons donc dit que nous nous occuperions de ces questions, ainsi que de s’assurer que les véhicules ont leur PM. Nous leur avons également donné accès à des véhicules plus récents, y compris des VES. Vous seriez surpris de savoir combien de personnes veulent vraiment faire des choses pour la durabilité. Et en utilisant un VE, ils se sentent bien dans leur peau et dans l’environnement. C’était donc une force positive ».

Automatisation

Kathy Wellik a convenu que l’automatisation est la voie à suivre lorsqu’il s’agit de dimensionner correctement un parc automobile, et a expliqué comment l’université d’État de l’Iowa gère son parc de véhicules partagés. En fait, c’est un de leurs étudiants qui a eu l’idée d’installer des portes à enroulement dans le bureau, ce qui permettrait à l’équipe de Kathy Wellik de créer un espace accessible 24 h/24 et 7 j/7 pour l’accès aux clés, tandis que le reste du bâtiment resterait verrouillé en toute sécurité.

Elle a souligné qu’un dimensionnement correct peut aider un parc automobile à réduire les coûts à plusieurs niveaux. Non seulement vous dépensez moins pour l’acquisition de nouveaux véhicules, mais vous économisez également sur les coûts de maintenance et vous avez besoin de moins de personnel pour entretenir et gérer tous les véhicules.

Mme Wellik a déclaré avoir réussi à économiser plus de 818 000 dollars rien qu’en limitant le nombre de véhicules dont elle avait besoin au cours de la première année de son programme de covoiturage. « Nos économies sur dix ans devraient dépasser 1,6 million de dollars », a-t-elle ajouté. « Et cela en tenant compte de toutes les économies, de l’entretien, à la dépréciation et aux frais d’assurance. Cela s’additionne donc rapidement. Et c’est le genre de chiffres que l’administration veut voir ».

Cela dit, elle a rappelé aux professionnels du parc automobile qu’ils doivent également garder à l’esprit les utilisateurs finaux. « Il faut tenir compte des réactions des parties prenantes », a-t-elle ajouté. « Nous demandons un retour d’information tous les mois, quoi qu’il arrive. C’est grâce à eux que vous avez un emploi. Ils sont la raison pour laquelle vous êtes là ».

La communication est la clé

Amanda Wilson a souligné l’importance de la communication lorsqu’il s’agit de dimensionner correctement un parc automobile, et de lancer ou de modifier un programme de covoiturage. Le gestionnaire du parc automobile doit s’efforcer de rendre le processus de partage aussi indolore que possible. L’université de l’Indiana utilise les réservations en ligne pour rendre le processus facile et pratique pour tous les utilisateurs.

Elle estime également que les gestionnaires de parc automobile doivent être attentifs au retour d’information. « Écoutez, apprenez et connectez-vous », a ajouté Mme Wilson. « Écoutez les besoins de vos conducteurs et de vos parties prenantes, mais aussi le point de vue de l’équipe de votre parc automobile. Ils ont beaucoup d’idées sur la façon dont le dimensionnement peut être juste et sur la façon dont le partage peut mieux fonctionner ».

Elle recommande également d’investir dans des véhicules qui peuvent faire double emploi. « Envisagez des véhicules qui pourraient servir à plusieurs fonctions », a-t-elle expliqué. « Les VUS sont chers, mais ils peuvent être utilisés à des fins multiples, comme déplacer des personnes, tracter des remorques, conduire hors route, et nous les utilisons même pour transporter nos VIP lorsque c’est nécessaire ».

Le parc automobile fantôme

Aucune discussion sur le dimensionnement correct ne serait complète sans mentionner les véhicules que certains gestionnaires de parcs automobiles gardent pour des scénarios « et si ». Wilson a proposé une solution. « Beaucoup de départements aiment garder leurs vieux véhicules au cas où quelque chose tomberait en panne, alors ils ont quelque chose à utiliser. Nous avons donc ajouté une petite réserve de véhicules de courtoisie pour les rendez-vous d’entretien préventif que nous pouvons prêter gratuitement à un service lorsque son véhicule se trouve dans notre garage pour un entretien préventif. »

« Nous essayons ensuite de planifier l’entretien en fonction des besoins des utilisateurs de ces véhicules. Et si ce véhicule de courtoisie ne répond pas très bien à leurs besoins, nous pouvons peut-être effectuer ce service lorsque le conducteur est en vacances, ou s’il n’a pas de travail prévu pour ce jour-là ».

Le dimensionnement correct est une question complexe, mais comme les budgets diminuent dans notre monde COVID, les gestionnaires de parc automobile doivent sortir des sentiers battus et trouver des solutions qui ne sont peut-être pas populaires, mais qui peuvent certainement être pratiques.