Lors d’un webinaire dans le cadre du NAFA I&E, deux experts de la gestion de parc sont revenus sur l’importance de maîtriser les bases.

En fait, durant leur présentation en duo, Jakob Cormier et Richard Callis ont tracé une liste des points de vigilance pour tout gestionnaire de parc qui veut s’assurer de garder la situation bien en main. M. Jakob travaille chez ARI depuis quatre ans alors que M. Callis compte une douzaine d’années d’expérience dans la gestion de parcs corporatifs et gouvernementaux.

Leur analyse repose sur un outil de mesure développé par la NAFA pour établir des mesures comparatives et évaluer la performance des parcs.

La première balise à valider pour un gestionnaire de parc est de s’assurer régulièrement que le nombre et la condition des véhicules correspondent aux besoins de l’entreprise ou de l’organisation. « Il faut voir régulièrement si le parc est de la bonne taille, qu’elle est l’utilisation des véhicules et si dans certains cas il ne serait pas préférable de se tourner vers la location », explique Richard Callis. Il ajoute que plusieurs parcs comptent simplement trop de véhicules et qu’il faut savoir se départir de ce qui n’est pas utile avant que ces voitures et camions ne perdent toute leur valeur de revente. Pour lui, il est essentiel que les gestionnaires puissent se fier à un logiciel permettant de mesurer l’utilisation de chaque véhicule. Un système informatique de gestion des parcs (FMIS) est le support idéal pour tracer une fiche de chacun des véhicules.

Besoins VS désirs

Son collègue souligne pour sa part que dans le choix des véhicules de remplacement, il faut distinguer entre ce que les utilisateurs aimeraient conduire et ce dont le parc a besoin, dans le respect des budgets. « Il faut que l’entreprise ait un processus d’achat bien établi. Ce processus doit comprendre le coût d’achat, les frais d’entretien, la valeur de revente, mais aussi, il doit prendre en considération la culture de l’entreprise, explique Jakob Cormier. Par exemple, si l’entreprise ou l’organisation souhaite verdir son image ou réduire son empreinte environnementale, cet engagement doit se refléter dans son choix de véhicules. »

Les deux conférenciers insistent sur l’importance d’avoir accès à des outils informatiques permettant d’établir le coût total de propriété. La stratégie est d’en arriver à déterminer le coût par kilomètre d’utilisation pour chaque véhicule. Une approche qui sera utile pour obtenir une image claire, notamment sur les véhicules qui roulent peu, mais qui engendrent quand même d’importants frais fixes.

Guide d’utilisation

Les deux spécialistes recommandent aux gestionnaires de parc d’avoir en main un guide d’utilisation clair pour leurs chauffeurs et autres utilisateurs des véhicules. Ce document devrait être mis à jour régulièrement et présenter les responsabilités des utilisateurs. Ce document, qui est un contrat, précise aussi le fait que des données peuvent être récupérées dans le véhicule pour en analyser l’utilisation.

Cormier souligne aussi, d’un autre côté, qu’une bonne politique liée à la sécurité permet aux gestionnaires de documenter tous les incidents et accidents sur les véhicules du parc. « Oui, il faut voir si ces incidents sont liés à un individu qui n’aurait pas un bon comportement au volant. Mais on peut aussi régler des problèmes récurrents. Par exemple, nous pouvons installer des caméras de recul sur des camions qui accrochent la même structure en marche arrière.

La revente

Pour les gestionnaires ayant peu d’expérience, les experts recommandent de développer une structure flexible en ce qui concerne la revente des véhicules du parc. « Mon premier choix, explique Richard Callis, est de les proposer aux employés. Ça peut être l’approche la plus simple, rapide et économique, puisqu’on élimine les intermédiaires. » Il recommande aussi de déterminer, six mois d’avance, quels seront les véhicules dont on devra se départir. « Ça donne le temps aux gestionnaires de s’informer et de décider quel sera le meilleur canal pour la revente. » Savoir d’avance les véhicules qui vont sortir du parc est une bonne idée puisqu’il est inutile de doter d’une voiture qui va partir à l’encan de pneus neufs, par exemple.

Les deux conférenciers admettent que la COVID-19 a grandement brouillé les cartes au cours des derniers mois. M. Callis comprend que plusieurs gestionnaires ont fait plus d’acquisitions qu’à la normale puisqu’il fallait réduire le partage des voitures et camions. Selon eux, une grille d’analyse des utilisations et des coûts sera le meilleur outil pour faire un grand ménage, le moment venu. Et lors de cette analyse, l’occasion serait belle, selon eux, pour proposer des solutions de covoiturage ou de transport en commun, quand cela est possible.