Cette formule revient constamment lorsque l’on parle des processus : il faut la bonne pièce au bon moment.

Il s’agit d’un constat d’une grande simplicité, mais qui sous-entend que l’atelier est sensible à l’importance d’avoir sous la main les pièces nécessaires à faire le travail.

Il arrive encore fréquemment qu’un véhicule soit accepté en atelier alors que certaines pièces ne sont pas disponibles.

« Évidemment l’informatique a rendu beaucoup plus précise cette partie du processus de réparation, témoigne Simon Matte, président-directeur général de l’Association des recycleurs de pièces d’autos et de camions (ARPAC). Les logiciels d’estimation vont décortiquer la voiture et indiquer exactement les pièces nécessaires et les choix disponibles. Il y a moins d’interventions humaines ce qui réduit les risques d’erreurs. Les commandes de pièces se font par les moteurs de recherche, c’est fini l’époque des appels téléphoniques et des notes sur un bout de papier. Mais il arrive encore aujourd’hui qu’un atelier commande une portière gauche pour le remplacement d’une portière de droite. »

Accès rapide

Selon M. Matte, les quelque 485 recycleurs de pièces automobiles du Québec sont en mesure de répondre à entre 80 et 90 % des demandes de pièces de remplacement.

Le catalogue numérisé, qui regroupe l’ensemble des inventaires des recycleurs, rend la recherche plus simple et la pièce sera livrée entre 24 et 48 heures, selon les distances.

Il n’en demeure pas moins qu’il en coûte annuellement 10 millions de dollars aux recycleurs pour gérer le retour de pièces commandées inutilement.

« Le délai administratif dans le processus entre la commande de la pièce et la déclaration que le véhicule est perte totale provoque parfois des déplacements inutiles, explique M. Matte. C’est le seul grain de sable dans l’engrenage. Pour l’atelier, je recommande une commande de pièces rapide, mais après la bonne préparation de l’estimation. »

C’est aussi l’avis de Charles Aubry, directeur de compte, et d’Alexandre Rocheleau, directeur marketing, tous deux de Progi.

« Les pièces devraient être commandées après l’estimation. Mais on parle d’une estimation faite après nettoyage, démontage, et analyse des données, détaillent-ils. La gestion des pièces est au cœur de la performance. »

Commandes différées

Ils recommandent, une fois l’estimation complétée, de commander les pièces en différé.

C’est-à-dire qu’une fois la date d’entrée du véhicule dans l’atelier déterminée, on saura que les pièces seront disponibles au bon moment.

L’idée est de ne pas commander les pièces et les payer trop d’avance. C’est l’approche juste à temps qui permet de ne pas encombrer l’atelier de pièces qui ne seront utiles que plus tard.

« Une des façons de réduire les délais est de vérifier la pièce dès son arrivée, et non pas le matin où on en aura besoin. La relation de confiance avec le fournisseur s’avère importante, peu importe s’il s’agit d’une pièce recyclée, équivalente ou d’origine. Chose certaine, l’atelier ne devrait pas prendre en charge la réparation d’un véhicule avant d’obtenir la garantie d’avoir les pièces nécessaires à entreprendre le travail. »

Ces deux intervenants mentionnent qu’il pourrait être intéressant pour le carrossier de créer un poste de coordonnateur aux pièces.

Cette personne serait responsable de commander les pièces nécessaires, les vérifier à la réception et ensuite les placer selon le bon de travail.

« Le grand avantage est de libérer l’estimateur qui peut alors se concentrer sur la valorisation de l’estimation. Il pourra ainsi proposer des ventes supplémentaires au client en analysant les dommages antérieurs. C’est intéressant, surtout en cette période où les volumes ont diminué », explique M. Rocheleau.

Trouver la pièce

Dans ce processus de commande de pièces, il arrive qu’une pièce soit manquante. S’il s’agit d’une pièce d’origine, les carrossiers peuvent s’adresser à des partenaires comme Unipièce O.E.M., qui se chargera de trouver la perle rare.

« Notre mission est de réduire les délais, résume Claude Zalac, président. Nous comptons sur un réseau de plus de 200 concessionnaires automobiles au Québec. Souvent la pièce existe, mais le carrossier a besoin d’un coup de pouce pour la faire arriver à son atelier. On trouve tout de suite 50 % des pièces qui sont pourtant déclarées en rupture de stock (BO). Nous sommes là pour faciliter les choses. »

Avec sept camions de livraison sur la route, l’entreprise s’assure que la pièce se rende chez le client rapidement. Elle va également vérifier la condition de la pièce avant sa livraison.

« On va aussi faciliter les étapes de paiement et faire profiter les carrossiers de nos escomptes de volume, le cas échéant. »

Claude Zalac conseille aussi aux carrossiers de bien faire l’estimation du véhicule avant de commander des pièces.

Il peut y avoir des manques, mais aussi que la voiture soit finalement déclarée perte totale, avec les inconvénients dont nous avons parlé plus tôt.

« Mais selon moi le plus important, dans le processus lié à la pièce, c’est de n’accepter le véhicule du client qu’une fois où toutes les pièces sont rendues à l’atelier. Si la voiture est carrossable, il est simple de donner un rendez-vous plus tard au client. Accepter sans être prêt, c’est prendre le risque d’engorger l’atelier et d’assumer des frais supplémentaires, ne serait-ce que ceux liés à la voiture de courtoisie. C’est une discussion à avoir avec l’assureur. »

Comprendre le processus

Il ne fait aucun doute que pour les réseaux de carrosserie, le processus lié à la gestion des pièces, peu importe leur nature et provenance, est un élément de première importance.

À telle enseigne que le Réseau Fix est à mettre au point un programme de commande et de gestion des pièces qui sera fusionné à sa plateforme de gestion pour ses ateliers membres.

« Nous voulons un système intégré, rapide et facile d’utilisation, qui va nous permettre d’analyser les enjeux liés aux pièces, explique Yves Roy, vice-président régional du Réseau Fix. Ce sont des données qui doivent être au service du carrossier. »

L’objectif à moyen et long terme, selon M. Roy, est de réduire le fardeau administratif de la gestion des pièces pour le carrossier tout en donnant à l’assureur les informations dont il a besoin.

Le déploiement de ce programme sera accompagné d’une stratégie de formation et de suivi continus au cours des prochains mois.