Augmentez votre efficacité en automatisant votre analyse du coût total de possession.

Le calcul du coût total de possession (CTP) des véhicules de votre parc automobile est une tâche ardue pour de nombreux gestionnaires. L’idée de verser sur des feuilles de calcul et de saisir d’innombrables formules est suffisante pour effrayer de nombreux gestionnaires de parc automobile.

Cela dit, il existe une solution plus simple, comme nous l’avons vu lors de la conférence virtuelle d’I&E de cette année. NAFA a invité Greg Mattes, directeur de la stratégie produit, Fleetio ; et B.J. Adams, analyste produit senior, science des données, Fleetio, à présenter le sujet : A Better Way : Automatisation et analyse prédictive appliquées au CTP.

Manuel TCO

M. Mattes a expliqué les avantages de l’automatisation du processus de calcul du TCO des véhicules de votre parc automobile. « Si vous faites des calculs manuels de TCO aujourd’hui, vous le faites probablement une fois par an, probablement pas plus souvent que cela, juste à cause du temps que cela prend », a-t-il dit.

L’approche conventionnelle du calcul du CTP comprend beaucoup de travail sur tableur — ce qui, selon M. Mattes, pourrait poser problème. « Il y a beaucoup de défis qui viennent avec les feuilles de calcul », a-t-il noté. « Tout d’abord, cela prend beaucoup de temps. C’est aussi très sujet aux erreurs, avec des formules et des erreurs de calcul, et le fait de changer les choses et d’essayer de les déplacer ».

Il a ajouté que le TCO n’est pas un chiffre statique. Au contraire, il change constamment en fonction de ce qui se passe avec le parc automobile en question. Ainsi, l’utilisation d’un tableur et le calcul du TCO une fois par an donnent un chiffre statique, a-t-il soutenu, et c’est quelque chose dont les gestionnaires de parc automobile voudraient s’affranchir.

Le TCO automatisé

En gardant à l’esprit les lacunes du calcul manuel du coût total de possession (TCO) (et peut-être seulement une fois par an), M. Mattes a ensuite expliqué comment l’automatisation du processus TCO pourrait profiter aux gestionnaires de parc automobile.

La clé de l’automatisation, a-t-il expliqué, est l’intégration des logiciels, ce qui signifie que les données des fournisseurs de télématique, de carburant, de réparation et d’entretien, et d’autres systèmes qui peuvent contenir des dépenses, sont toutes importées dans le logiciel que vous utilisez pour calculer le TCO.

Ce type d’automatisation donnera aux gestionnaires de parc automobile des informations clés sur leur véhicule en temps réel. « Cela vous aidera à établir et à suivre les KPI les plus importants », a ajouté M. Mattes.

Il a également expliqué que l’automatisation n’est pas une solution miracle et que le processus nécessite encore du travail, mais pas autant que le calcul manuel du TCO. « Il y a encore quelques lacunes », a-t-il admis. « Si vous n’avez pas d’intégrations ou si vous en avez quelques-unes, mais pas toutes, vous devez quand même importer manuellement les données ».

Cependant, en automatisant l’ensemble du processus, ou la majorité du processus, les gestionnaires de parc automobile peuvent économiser un temps et une énergie précieux, tout en ayant la possibilité d’analyser les données en temps réel. « Vous pourrez ainsi répondre en temps réel à des questions telles que : quelle est la fenêtre de remplacement optimale pour mes véhicules ? Quels sont les véhicules sous-utilisés ou surutilisés ? D’où proviennent mes coûts ? Comment puis-je améliorer mes coûts ? » M. Mattes ajoute.

Plus vous disposez de données en temps réel, meilleure sera votre analyse, même si vous êtes confronté à des questions qui n’ont peut-être jamais fait partie du calcul du CTP global de votre parc automobile. « Tout le monde devra prendre des décisions à un moment donné pour savoir si les véhicules électriques pourront être intégrés à leur parc automobile », a expliqué M. Mattes. « Mais si vous n’avez pas une bonne connaissance du TCO de votre parc automobile aujourd’hui, et que l’opportunité d’introduire un ou deux véhicules électriques dans votre parc automobile se présente, allez-vous prendre des décisions basées sur des données ? Ou allez-vous simplement prendre une décision instinctive, ou utiliser des données du secteur qui ne sont peut-être pas parfaites pour votre parc automobile ? »

Des questions difficiles

La crise COVID a mis de nombreux gestionnaires de parc automobile dans la position inconfortable de devoir répondre sur place à des questions de TCO. Ceux qui continuent à se fier à l’approche des feuilles de calcul annuelles pour calculer les chiffres ne sont peut-être pas aussi bien préparés pour répondre à ces questions que les gestionnaires de parc automobile qui ont migré vers l’automatisation.

« Un gestionnaire de parc automobile que je connais a été contacté début mars par la direction de son entreprise et on lui a demandé des chiffres sur le budget du parc automobile », se souvient M. Adams. « L’une des questions était très directe : combien de dépenses de parc automobile cesseraient si nous stationnions 100 % de nos véhicules aujourd’hui ? »

C’est une question à laquelle il est difficile de répondre, a déclaré M. Adams, si vous n’avez pas automatisé votre processus de TCO et que vous devez retourner à votre bureau pour repartir de zéro, ou si vous regardez les chiffres que vous avez calculés il y a un an. Imaginez combien vous vous sentiriez mieux si vous répondiez : « Nous savons que nos coûts fixes représentent environ 50 % de nos dépenses. Je peux facilement mettre au point quelque chose d’un peu plus concret », a ajouté M. Adams.

Faire passer le processus de calcul du CTP d’une approche traditionnelle par tableur à un processus plus automatisé demande un peu de temps et d’efforts, mais une fois que le logiciel est en place et que les données sont automatiquement introduites dans le système, l’automatisation fournit aux gestionnaires de parc automobile les outils dont ils ont besoin pour analyser le statu quo et prendre des décisions à la volée — ce qui est un grand avantage en ces temps difficiles.