Dans le cadre du NAFA Institute & Expo, qui s’est déroulé virtuellement du 14 au 17 septembre, des experts ont livré des trucs pour mieux gérer les opérations d’entretien des parcs.

Amanda Wilson, Directrice du parc pour l’Université de l’Indiana et Josh Turney, Copropriétaire de la firme RTA Fleet Management Software, prenaient la parole durant cette conférence vidéo. Le sujet de leur conférence était limpide : comment planifier les travaux d’entretien et s’assurer de faire tourner les pièces de remplacement de façon efficace.

Dans ses fonctions, Amanda Wilson gère un parc de 400 véhicules, légers et lourds, qui gravitent autour du campus universitaire. « Il y a un équilibre à viser entre avoir les pièces nécessaires pour l’entretien du parc, mais éviter d’avoir en inventaire des pièces inutiles ou qui vont devenir désuètes. Quand je suis entrée en fonction, j’ai constaté que lors de l’achat d’un autobus, on faisait systématiquement le plein de pièces de rechange. Pourtant, nous conservons ces autobus 20 ans et certaines pièces ne sont jamais changées. »

Elle souligne d’ailleurs que lorsqu’un véhicule de son parc arrive en fin de vie, on propose à l’acheteur de faire l’acquisition de toutes les pièces de remplacement. Inutile, selon elle, d’encombrer l’inventaire de pièces oubliées servant à des types ou des marques de véhicules qui ne font plus partie du parc. De plus, l’offre serait appréciée de l’acheteur. Et ça allège d’autant l’inventaire.

Mme Wilson gère les inventaires de pièce au plus près. Elle décourage les fournisseurs à gérer eux-mêmes dans l’entrepôt les pièces qu’ils fournissent et préfère la livraison juste à temps. Une bonne planification des travaux d’entretien, nous y reviendrons, permet de commander uniquement les pièces nécessaires aux travaux planifiés à court terme.

Elle recommande aussi aux gestionnaires des départements d’entretien de faire un relevé des pièces de rechange dispendieuses et de celles qui n’ont pas tourné depuis longtemps. « Il y a des sommes importantes qui dorment dans nos entrepôts. Parfois, elles ne vont plus sur aucun véhicule de notre parc. Il faut les retourner aux fournisseurs et se les faire créditer s’il est encore temps. »

Gérer les pièces

Josh Turney de RTA Fleet Management va aussi loin que d’affirmer que le gestionnaire de l’inventaire de pièces devrait mettre en place un système de traçabilité. « Il y a les garanties sur les composantes des véhicules que vous achetez, explique-t-il, mais aussi sur les pièces de remplacement. Si on remplace un alternateur sur un véhicule, il faut savoir quand il a été changé la dernière fois et si cette pièce est couverte par une garantie du fournisseur. »

Chaque pièce devrait ainsi avoir son historique. Si elle est couverte par une garantie, du constructeur ou du fournisseur, il faut s’en prévaloir. C’est aussi une bonne façon de déterminer quels sont les fournisseurs les plus fiables en matière de respect des garanties.

De pouvoir documenter l’utilisation de pièce permet aussi d’identifier quels véhicules, lors d’un prochain achat, gagneraient à être couverts par un programme de garantie prolongée ou carrément évités.

De l’argent à récupérer

Chose certaine, si une pièce est couverte d’une façon ou de l’autre par une garantie, il faut faire le suivi lors de son retour au fournisseur. « On compte en moyenne un investissement de 30 minutes pour faire une réclamation auprès du fournisseur. Mais dans 88 % des cas, on aura droit à un crédit ou à un remboursement. Nos statistiques indiquent que la remise atteint en moyenne 434 $, détaille M. Turley. Ça signifie que chaque heure consacrée à cette tâche rapporte 870 $. Des sommes qui peuvent être investies en formation ou en équipements pour l’atelier par exemple. »

Une vraie politique d’entretien

Dans sa présentation, Amanda Wilson a insisté sur l’importance de mettre en place un programme d’entretien rigoureux quand cette opération est faite à l’interne. « L’objectif est de réduire les pannes, explique-t-elle. Nous avons calculé qu’une pièce qui vaut 15 $ va représenter des coûts de 225 $ si la réparation est faite sur la route. L’entretien préventif est la clé. »

Elle explique qu’il y a une relation directe entre l’augmentation du temps consacré aux inspections et la réduction des coûts reliés aux réparations. Elle recommande un programme d’inspection avec des fiches informatisées, idéalement sur une tablette numérique, qui permet un suivi rigoureux. Elle souligne l’importance d’adapter le programme d’entretien à la réalité de l’utilisation des véhicules dans le parc. Par exemple, se fier au kilométrage serait une erreur pour un camion dont le moteur tourne beaucoup, mais ne parcourt que de courtes distances.

Ajuster les inspections

La fiche électronique permet aussi de déceler les anomalies sur un type particulier de véhicules. Sachant, par exemple, qu’après un certain nombre d’heures d’opération une démontre une faiblesse, on pourra ajouter un suivi sur les autres camions lors des périodes d’entretien. La gestionnaire recommande de confier l’inspection des véhicules aux meilleurs techniciens de l’atelier. Ils pourront plus facilement déceler les pièces problématiques, mais aussi analyser leur impact sur les systèmes reliés.

Le dernier conseil de cette spécialiste est de mettre un rappel sur tous les véhicules récents du parc pour indiquer au gestionnaire, l’approche de la fin de la garantie du constructeur ou prolongée, de 30 à 60 jours avant l’échéance. C’est le signal d’une inspection rigoureuse du véhicule afin de faire réparer tout ce qui cloche avant la fin de la garantie.