Comment veiller à ce que le processus d’acquisition se passe bien ?

Dans un récent article, j’ai parlé de l’importance de bien gérer les fournisseurs et des étapes à suivre pour optimiser le pouvoir d’achat et adopter une approche holistique dans tous les processus d’achat.

Si on applique ce principe à l’acquisition des véhicules, on peut établir que les gestionnaires de parcs, le service des acquisitions, les utilisateurs, les ressources humaines, le contentieux, l’équipe de gestion du risque et parfois d’autres personnes sont impliqués dans le processus. Il faut donc absolument déterminer avec précision les rôles et les responsabilités de chacun pour s’assurer que tout se passe bien.

Rôle des gestionnaires

Le gestionnaire doit être reconnu comme l’expert en matière de programmes pour la gestion du parc. C’est lui qui communique avec les chauffeurs et qui connaît les besoins de l’organisation aux chapitres, par exemple, des règles de sécurité et des améliorations à apporter.

En général, les chauffeurs ont une idée très claire de ce dont ils ont besoin dans leur véhicule. Le gestionnaire doit donc mettre en balance les demandes et les besoins de l’organisation. Quand il a soupesé tous les éléments, le gestionnaire prend les décisions et les communique au personnel.

Dans tout ce processus, le responsable des approvisionnements joue un rôle déterminant par son expertise en matière d’appels d’offres et d’acquisitions. Il communique avec le gestionnaire du parc pour comprendre les besoins des chauffeurs et cherche les fournisseurs qui offrent le meilleur rapport qualité-prix. Il est crucial que le gestionnaire soit en mesure de décrire avec précision les besoins de l’organisation et leurs implications pour que le service des approvisionnements puisse en tenir compte. C’est ce département qui veille à suivre les protocoles et les règles pour assurer le bon déroulement des transactions.

Chauffeurs et autres intervenants

Les chauffeurs jouent aussi un rôle important. Ils sont les mieux placés pour comprendre les besoins du parc en matière de véhicules. Ils doivent donc contribuer étroitement à établir ces besoins et les spécifications en la matière.

Quand on commence à interagir avec le service du contentieux pour vérifier que le tout respecte la réglementation, les règles de sécurité et les exigences des ressources humaines, on se rend vite compte que beaucoup de gens sont concernés.

Le fait que certaines responsabilités échoient à plus d’une personne peut devenir confondant. Par sa simplicité, le système RACI (Responsible, Accountable Consulted, Informed) peut faciliter la répartition des responsabilités et éviter la confusion. Cette méthode prévoit la répartition du processus d’acquisition en plusieurs étapes. Pour chacune d’elles, les intervenants doivent assumer un rôle particulier :

• Responsable (R)
• Imputable (A)
• Consulté (C)
• Informé (I)

Le tableau ci-haut décrit les étapes du processus d’acquisition et les rôles des intervenants.

Comme on peut le voir, la seconde étape consiste à rédiger l’appel d’offres. Dans cet exemple, le service des acquisitions est à la fois imputable et responsable, le gestionnaire et les chauffeurs sont consultés, alors que les RH et le service de gestion du risque sont informés.

Mettre au point une matrice RACI pour faciliter les processus qui impliquent plusieurs intervenants et où les responsabilités peuvent se croiser constitue un bon moyen d’éviter les conflits et de s’assurer que le temps investi dans chacune des tâches soit bien employé.