Les gestionnaires de parcs doivent transiger avec d’importantes sommes d’argent, mais ils ne sont pas immunisés contre une éventuelle fraude qui pourrait compromettre la viabilité de leur entreprise.

Dans le cadre du congrès international de la NAFA, deux employés de Mercury Associates, une firme américaine de consultation, ont dressé la liste des secteurs les plus souvent la cible d’arnaques, en plus d’offrir des pistes de solution pour tenter de les éviter.

La vigilance est de mise

De nombreux crimes peuvent être perpétrés contre les parcs, a souligné Janis Christensen, directrice de l’équipe des conseils aux entreprises, mais les plus courants concernent les cartes de carburant, les faux rabais d’essence, les fausses factures, les fausses locations, la disposition des véhicules en fin de vie, les cartes d’achat et les cartes de débit.

« Même si personne ne pense avoir de voleur dans ses rangs, tout le monde a déjà entendu parler d’employés utilisant des cartes corporatives pour approvisionner leur véhicule personnel en essence, a-t-elle évoqué. Le cas suivant implique une branche du gouvernement fédéral américain qui s’est fait subtiliser 2,4 M$ entre 2010 et 2015. »

Dans cet exemple, une analyse économique a permis de répertorier 2060 fraudeurs parmi les fonctionnaires les moins bien rémunérés. Certains crimes ont été commis par le biais de la base de données, des documents ayant été falsifiés pour masquer les vols. Dans l’un d’eux, un salarié revendait à profit la gazoline achetée avec les cartes de carburant du gouvernement fédéral ! Il a écopé de six ans de prison pour des vols estimés à 300 000 $.

Comme c’est souvent le cas, il n’y avait pas de mécanismes en place pour effectuer les vérifications afin que les pertes soient décelées plus tôt. « C’est souvent le problème, observe Mme Christensen ; tant qu’il n’arrive rien, on ne sent pas le besoin d’implanter ces politiques. »

Escomptes sur le volume

Les gestionnaires sont peut-être plus familiers avec le deuxième cas exposé par la consultante, puisqu’il a défrayé les manchettes. Il concerne l’entreprise Pilot Flying J et son président, reconnus coupables de fraude informatique, de fraude électronique et de falsification de témoins.

Dans cet exemple, la tromperie était si institutionnalisée que c’est une formation – où le processus a été détaillé et enregistré – qui a permis de lever le voile sur les mauvaises pratiques. Le système consistait à offrir aux clients de l’industrie du camionnage des rabais sur l’essence, s’ils garantissaient l’achat de volumes mensuels. Ses représentants promettaient des tarifs basés sur les prix de gros, incluant les frais de pompage. Toutefois, puisque le coût du carburant fluctue de jour en jour et est assujetti à différentes taxes, les clients n’étaient pas en mesure de vérifier si les prix payés étaient justes.

Bien que le président et 14 autres membres de l’organisation soient aujourd’hui en prison, ce crime a coûté 66 millions de dollars à l’industrie du camionnage.

Prévenir, détecter et éviter les fraudes

Pour Mme Christensen, il est primordial de documenter les fraudes afin d’implanter des mécanismes de surveillance. Il faut que les politiques soient détaillées et régulièrement mises à jour. Celles-ci devraient inclure une délimitation claire de la répartition des tâches liée aux activités financières. On doit y définir le rôle des employés et bien établir les paliers d’approbation nécessaires pour chaque niveau financier. Les transactions importantes devraient nécessiter deux signatures. I l faut évidemment faire une surveillance constante des transactions.

Par ailleurs, elle suggère d’effectuer régulièrement des audits internes et périodiquement externes. En cas de problème, les résultats de ces audits doivent être partagés avec les cadres responsables, afin d’agir dès que des soupçons pèsent sur un employé ou un fournisseur.

LES SECTEURS NÉVRALGIQUES

1. Cartes de carburant
2. Faux rabais d’essence
3. Fausses factures
4. Fausses locations
5. Disposition des véhicules en fin de vie
6. Cartes d’achat
7. Cartes de débit