Comment votre parc s’en sort-il ?

Avez-vous examiné les politiques de votre parc récemment ? Leur élaboration est l’une des plus grandes faiblesses que j’ai constatées dans les entreprises que j’ai étudiées. Manque de clarté, application subjective, gestion déficiente, voire absence de structure sont des problèmes courants. La NAFA a cherché à remédier à ce manque en organisant un atelier d’une journée sur l’élaboration de politiques dont le contenu a été renforcé dans une série de quatre articles, publiés dans le magazine Fleet Solutions au cours des six derniers mois.

Les meilleurs parcs ont un cadre réglementaire robuste composé de trois documents : le manuel de politique du parc, le manuel du chauffeur et les accords de niveau de service. Chacun de ces manuels propose des contenus distincts – avec quelques similarités – et s’adresse à un public différent.

Manuel de gestion du parc – Décrit les principes directeurs, les responsabilités et les réglementations relatives à l’utilisation des véhicules du parc. Il est destiné au gestionnaire, au personnel et aux chefs de service.

Manuel du chauffeur – Fournit aux chauffeurs les responsabilités, les tâches et les obligations reliées à l’utilisation et à l’entretien des véhicules sous leur responsabilité.

Contrat de niveau de service – Détaille les attentes en matière de relations entre le parc et ses clients, et vise ces deux groupes.

Vue d’ensemble

Ce cadre n’existe pas en vase clos, mais doit être intégré au plan stratégique de l’organisation, lequel devrait inclure une vision ou une perspective de ce qu’elle souhaite projeter comme image et de ce qu’elle désire accomplir dans trois ou cinq ans. Les éléments constitutifs d’un plan stratégique sont les valeurs, la vision, la mission, les objectifs, la stratégie, les plans d’action, la mise en oeuvre et la révision. C’est dans la mise en oeuvre des plans d’action que les politiques entrent en jeu. Il ne faut pas sous-estimer l’importance de politiques bien conçues pour appuyer non seulement le plan d’action, mais également les stratégies globales, les objectifs et la mission même de l’organisation.

Les politiques reliées aux parcs ne constituent certainement pas des solutions universelles. Le segment de l’industrie, la taille et la composition du parc, les fonctions principales et les considérations organisationnelles influenceront tous les aspects de cette politique. Malgré ces différences, il existe des éléments de base relatifs à la sécurité, au développement durable et à la gestion financière qui devraient faire partie de TOUS les manuels de politique. Les principales sections d’un manuel devraient inclure :

• Gestion et administration
• Acquisition de véhicules
• Sécurité
• Opération des véhicules
• Gestion financière
• Entretien
• Remarketing

Éducation et application des politiques

Cependant, même si vous élaborez les meilleures politiques au pays, cette démarche est inutile sans un programme d’éducation et un mécanisme d’application. Il faut d’abord présenter les politiques aux nouveaux employés, mais aussi communiquer les mises à jour aux employés actuels et effectuer des rappels réguliers sous divers canaux, pour s’assurer de la compréhension de tous. C’est un élément essentiel pour assurer le succès du programme.

Que se passe-t-il quand les règles sont enfreintes ? Le manuel doit indiquer qui est responsable de l’application de la politique et comment elle sera effectuée. La politique devrait garantir que son application sera juste et cohérente, et que les violations ne seront pas ignorées.

L’atelier sur les politiques aura lieu le 14 avril à Louisville, au Kentucky, lors d’un évènement précédant préalable au congrès I&E de la NAFA. Pour plus d’information, visiter le site nafainstitute.org.