Les dangers qui nous guettent dans l’exercice de la gestion journalière sont nombreux.

Par le passé, j’ai souvent traité de formation et d’éducation dans mes chroniques en gardant comme objectif la formation à donner au personnel de première ligne comme les commis au comptoir, les techniciens et les représentants.

Cette fois, j’aimerais développer ce thème en m’adressant aux gestionnaires, propriétaires et particulièrement aux entrepreneurs qui, à partir de rien, ont bâti de toutes pièces leur entreprise.

Les priorités

Comme dirigeant de PME, vous est-il déjà arrivé d’être embourbé dans un tourbillon de tâches que vous n’aviez pas prévues et qui vous ont empêché faire votre travail ? Pourtant, en vous rendant au travail le matin, vous aviez bien en tête de régler deux ou trois dossiers prioritaires.

Votre journée s’achève et vous avez l’impression de ne pas être à la hauteur parce vous deviez parler à votre gérant de banque ou contacter un fournisseur important.

Les mauvais réflexes

Si vous avez trois choses importantes à traiter dès les premières heures de la journée, ne répondez pas à votre téléphone. Faites prendre vos messages ou laissez la boîte vocale jouer son rôle.

Prenez vos messages à intervalles, de sorte que vous serez le juge de l’importance de chacun des appels. Vous pourrez alors les retourner ou les déléguer, selon leur importance, une fois vos tâches accomplies. Surtout, assurez-vous que tous vos appels sont retournés dans la même journée.

Les visiteurs

Les visiteurs impromptus sont la plus grande cause de délais à votre horaire pour vous empêcher de réaliser vos objectifs. S’il s’agit d’un client, vous devez le recevoir. Vous pouvez le référer à un employé qui traitera sa demande. S’il s’agit d’un fournisseur et que son offre vous intéresse, fixez un rendez-vous ultérieur. Vous êtes maintenant libre de retourner à vos dossiers.

Fait vécu

Au début de ma carrière comme gérant des ventes, on m’avait confié de nouvelles responsabilités et je me devais d’avoir un horaire serré. Cependant, plusieurs fournisseurs se montraient à l’entrée de mon bureau en frappant sur le cadre de porte en me demandant « As-tu une minute ? ».

Étant affable de nature, je leur accordais de mon temps et les minutes sont devenues des heures à les écouter en gardant en tête mon travail non accompli. De sorte que je devais faire des heures supplémentaires le soir et le samedi afin de pallier au manque de temps.

Plus tard, j’ai appris un truc de langage corporel qui m’a sauvé beaucoup d’heures supplémentaires : en voyant apparaître un visiteur, simplement se lever de son bureau et allez accueillir la personne dans le cadre de porte avec toutes les politesses appropriées, sans le laisser pénétrer dans votre bureau. J’étais maintenant en mesure de le référer à un employé ou de lui demander qu’il me contacte pour un rendez-vous ultérieur.

De cette façon, j’ai épargné du temps et surtout, j’ai cessé de travailler les soirs et le samedi !

Formation

Je viens de partager avec vous quelques impressions et expériences personnelles, mais il vous est possible d’acquérir des compétences de gestion sans vous astreindre à des cours ardus.

À travers mes années comme gestionnaire, j’ai eu l’opportunité d’être formé par mes employeurs, en gestion du temps, comment embaucher ou congédier, en finances et ressources humaines.

Encore une fois, vos fournisseurs ont ces ressources par leurs centres de formation ou en ligne. Les chambres de commerce locales peuvent vous aider. Nul besoin d’être diplômé universitaire pour être gestionnaire. Simplement une bonne formation de base pour vous aider à mieux réussir.