La gestion d’un parc de voitures de remplacement peut être facilitée par un bon logiciel.

Qu’ils en soient propriétaires ou les louent à une agence, les ateliers de carrosserie doivent gérer bon nombre de voitures de remplacement. Où sont ces voitures, quand reviendront-elles et dans quelle condition ? Tout cela représente un joyeux casse-tête, surtout en période de fort achalandage.

« L’utilisation d’un logiciel de gestion des voitures de remplacement est devenu un incontournable aujourd’hui, explique Chantal Lamarre, directrice générale de Carrus. Il faut que le carrossier puisse suivre son parc pour optimiser ses opérations, mais aussi documenter les opérations pour se protéger. »

Suivre la voiture

Pour elle, dès que l’on trouve plus de cinq voitures de prêtes dans le parc, il est souhaitable d’informatiser l’opération. « On peut greffer le contrat dans le dossier du client. Ainsi, après avoir complété l’inspection et fait signer le client, on élimine les discussions au retour. Et puisque le gestionnaire de l’atelier sait exactement qui est en possession du véhicule en tout temps, il pourra facturer les frais de péage ou les contraventions le cas échéant », précise-t-elle.

Le fait de faire signer un contrat rend l’utilisateur plus responsable, constate-t-elle. Même son de cloche chez Mathieu Brunel, président de GEM-CAR. « Il faut avant tout que le carrossier se protège. Avec notre module, il peut aussi personnaliser le contrat en facturant le kilométrage ou la journée, selon l’entente. Plusieurs formules sont possibles. » L’avantage de cette approche informatisée, selon lui, c’est de pouvoir bien gérer les opérations.

Mesurer les coûts

Il est aussi possible d’indiquer dans la fiche de la voiture de remplacement son programme d’entretien. Selon M. Brunel, le fait que la gestion soit informatisée permet aussi au gestionnaire de mesurer les coûts liés au parc et de comparer la dépense que représente une voiture qui lui appartient par rapport au coût d’un véhicule loué.

Chez DMIB, qui fournit un module de gestion de voitures de remplacement pour la plateforme Mitchell, on travaille à implanter ce type d’outil comparatif. « Cela fait partie de notre approche sans papier », explique Sonia Beaudet, spécialiste des produits.

« En faisant l’inspection avec le client sur un document partagé, par le truchement d’une tablette numérique, on démontre qu’on est à la fine pointe de la technologie. Le module peut être adapté et évoluer selon les besoins du carrossier. »

Selon elle, même si ces solutions sont peu coûteuses et disponibles sur toutes les plateformes, plusieurs carrossiers ne les utilisent pas. « Il faut pourtant que le carrossier se protège et signe avec son client une entente claire. Il a tellement de temps à gagner et d’irritants qu’il peut ainsi éliminer, qu’il doit les considérer sérieusement. »